Lies dich mal ein - Teaser zur Competence City

Schon wieder ein neues Projekt mit Spezialthemen? Landet das wieder bei mir? Ich hab doch eh keine Zeit und kenn mich gar nicht aus damit. Das hätten wir doch schon früher wissen müssen, dass diese Themen doch kommen. Meist wird für Spezialthemen immer auf Lieblingskollegen zurückgegriffen.

Durch wirtschaftliche Änderungen entstehen oft spezielle Themen oder neuartige Anforderungen im Projektgeschäft. Erforderliche Knowhow Träger sind oft in anderen Projekten eingeteilt, während sich andere Mitarbeiter:innen einarbeiten oder sogar erst das Thema erlernen müssen. Allerdings ist selten bekannt, wer sich für solche Themen interessiert oder sich sogar bereits eingearbeitet hat. In Folge daraus wird einfach der nächstbeste Mitarbeiter - ein vertrautes Gesicht - für solche Themen herangezogen.

Immer mehr Unternehmen erstellen eine eigene Wissensdatenbank. Diese Datenbank wird regelmäßig in Form von Blogs, Videos oder Recherchierten Materialien ergänzt und in Themen mit Schlagwörtern geordnet. Die größeren Schwierigkeiten liegen sicherlich gerade in dieser Feinarbeit, diese Schlagwörter zu hinterlegen und dieses Wissen am aktuellen Stand zu halten.
Mögliche weitere Ursachen wären:

• Veraltet oder nicht mehr zeitgemäß
• Nicht mehr von Kunden erfragt
• Strategisch vom Unternehmen nicht mehr weiterverfolgt
• Nicht mehr zukunftsrelevant
• Abgelöst

Fällt es Ihnen auch schwer, Knowhow Träger zu allen Anforderungen zu finden?

Ein entscheidendes Merkmal zu Knowhow Trägern ist auch die Verfügbarkeit, die Auslastung einer Person. Hilfreich sind eigene Programme zur Ressourcen-Steuerung - je nachdem wie gut diese in einem Unternehmen eingesetzt werden. Doch wie hilfreich ist das, wenn Personen zwar verfügbar sind, aber nicht das erforderliche Knowhow haben. Wenn das Projekt trotzdem starten muss, entstehen oft Sätze wie "Lies dich mal rein, wir haben sonst niemanden" oder "Jemand aus dem Team wird sich schon auskennen". Vertraute und bekannte Personen werden öfters angesprochen - diese sind meist auch flexibel und lehnen die Hilfe selten ab.

Lernen Ihre Mitarbeiter auch erst dann das Knowhow, wenn die Projekte bereits gestartet sind?

So startet ein Projekt bereits im Vorfeld mit dem Berühmten "Schwert des Damokles". Fehlende Erfahrung und das generelle Verständnis zu einem Thema - welches damit gezieltere Fragestellungen ermöglicht - können einen großen negativen Einfluss auf das Projekt haben. Zwei der bekanntesten messbaren Auswirkungen sind Mehrkosten - gegenüber dem Kunden und auch interne - und eine längere Projektlaufzeit. Letzteres hat sogar Folgeauswirkungen, da damit eingeteilte Ressourcen länger ausgelastet sind. Bereits eingeplante Nachfolgearbeiten, Abwesenheiten oder sogar neue Projekte lassen sich allerdings schwer verschieben - das wird auch so gut wie nie gemacht - sind dann Zusatzbelastungen, welche auch auf das Wohl der Mitarbeiter Auswirkungen hat (Stichwort Burn-Out oder mangels Zeit sinkende Qualität).

Betrachten wir die Situation noch weiter. Ein sogenanntes Routine-Projekt - unkompliziert, klare und eindeutige Definition - kann Gefahr laufen, durch Überlastung der Mitarbeiter beim Kunden unnötigen Ärger hervorzurufen. Wäre dem nicht genug, verlieren wir damit vielleicht Nachfolgeaufträge, erhalten schlechte Bewertungen oder - im schlimmsten Fall - verlieren sogar den Kunden. Typische Sätze wie "Ach so viel Aufwand wird das eh nicht sein" laufen Gefahr, die Unzufriedenheit der Mitarbeiter durch den bereits unnötigen Druck noch weiter zu vergrößern. Bei solchen Anfragen wird selten ausgesprochen, dass andere Kollegen besser dafür geeignet wären - dies ist in den meisten Fällen auch gar nicht bewusst.

Eine große Verantwortung - die Belastbarkeit der Mitarbeiter

Wie schön wäre es doch, bei solchen Zukunftsthemen besser vorbereitet zu sein. Als hätte man eine Glaskugel im Büro stehen und nutzt diese - bevor die nächsten Schulungen zur Weiterbildung verteilt werden. Doch woran könnte es noch liegen? Vielleicht ist die Unternehmensstrategie - die Kultur und eigentliche Zielsetzung - durch die vielen Jahre etwas verloren gegangen. Ist denn gar nicht mehr bewusst, wie Projekte im Unternehmen hätten abgewickelt werden sollen? Hat man sich schon soweit angepasst, dass es immer exakt nach den Wünschen des Kunden gehen muss? Die Erfahrung zeigt, dass Kunden durchaus Verständnis haben - im Endeffekt sogar froh sind - ohne es natürlich jemals laut zu sagen - dass nicht zwingend jedes Projekt exakt nach den Wünschen des Kunden laufen muss. Vielleicht hilft es auch wieder einmal zurückzufinden und den Kunden die Expertise mitzugeben, die das Unternehmen die Jahre hin mit ihren Mitarbeitern gemeinsam aufgebaut hat.

Schlimm genug, wenn sich Mitarbeiter bereits mit einem Thema auseinandergesetzt hatten - diese vielleicht sogar verfügbar gewesen wären - und nur in kleinen, unwichtigen Projektteilen eingeteilt waren.